Factura electrónica y nuevos requisitos de los programas de facturación: situación actual e implicaciones 

De un tiempo a esta parte se están implementando cambios normativos que han de suponer nuevos retos y oportunidades. Entre las novedades regulatorias encontramos por un lado los nuevos requisitos de los programas de facturación y por otro la factura electrónica.  

Para entender mejor las novedades, es importante analizarlas de forma separada:  

• Programas de Facturación 

Lo relativo a los programas de facturación tiene origen en la Ley 11/2021, popularmente conocida como Ley antifraude. Dicha Ley busca prevenir y luchar contra el fraude fiscal a través de un conjunto de medidas, entre ellas, la prohibición de los softwares de doble uso y la obligación de uso de sistemas informáticos certificados.  

El RD 1007/2023 implanta el nuevo Reglamento, popularmente conocido como Reglamento Verifactu, que regula los softwares de facturación. El objetivo de dicha normativa es que las aplicaciones o sistemas informáticos de facturación (SIF) garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de la información, generando un fichero estructurado por cada factura.  

La normativa ya ha entrado en vigor; así, a partir del 1 de julio de 2025 empresas, entidades y autónomos deberán tener un programa de facturación homologado que permita remitir todas las facturas emitidas B2B (operaciones entre empresarios) o B2C (operaciones entre empresarios y consumidor final). No obstante, las empresas o profesionales que estén dentro del SII (Suministro Inmediato de Información) o del REDEME (Registro de devolución mensual) no deberán aplicar dicho reglamento, al ya remitir todas las facturas emitidas a la Administración Tributaria. 

Los obligados a utilizar aplicaciones informáticas para facturar podrán enviar de forma voluntaria los registros de facturación a la Agencia Tributaria (Sistema Verifactu). Si se optara por no remitir los registros de facturación (Sistema NO-Verifactu), se deberá garantizar la conservación y accesibilidad de los registros de facturación, además de requerirse que las facturas lleven firma electrónica y la aportación del registro de eventos en caso de requerirse. El registro de eventos recoge automáticamente y refleja determinadas interacciones, operaciones y sucesos ocurridos durante el uso del sistema informático de facturación (anomalías, copias de seguridad, fallos del sistema, etc.) 

Así, ¿qué opciones tienen los empresarios para cumplir con los requisitos? Si ya tienen un programa de facturación, comprobar que su proveedor de software informático esté homologado. Si no tienen un programa certificado, hay dos opciones: 

• Buscar y contratar un programa informático que certifique el cumplimiento de los requisitos 
• Utilizar la aplicación informática de facturación desarrollada por la Administración 

El incumplimiento de dicha obligación puede suponer una sanción grave de 50.000 euros por ejercicio.  

• Factura Electrónica 

La ampliación del uso de la factura electrónica aparece en la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece.  

Sus requisitos y especificaciones vendrán recogidos por su Reglamento, que aún no ha sido aprobado, si bien ya se dispone del borrador. 

Pero ¿qué se entiende por factura electrónica? Hasta ahora la factura electrónica se podía entender como un documento pdf. No obstante, con el nuevo reglamento las facturas sólo se entenderán electrónicas si tienen un formato estructurado. Es decir, un archivo que utilice un formato estándar de lenguaje que permita su tramitación de forma automatizada. Los formatos más populares o típicos son UBL, Facturae o EDIfact. 

La obligación de emitir y recibir factura electrónica afectará a empresas, entidades y autónomos que realicen operaciones B2B, con la excepción de operaciones B2B intracomunitarias. Así, a los 12 meses desde la publicación del reglamento el colectivo indicado con más de 8 millones de facturación estará obligados a emitir facturas electrónicas. Quienes facturen menos de 8 millones estarán obligados a los 24 meses desde la publicación. 

Todos ellos podrán contratar a un proveedor de software que permita la emisión de facturas electrónicas en el formato estandarizado deseado y las plataformas deberán garantizar la interoperabilidad de los formatos. Además, la Agencia Tributaria pondrá a disposición de los contribuyentes que lo deseen una solución pública de factura electrónica. 

¿Cómo afectan estas novedades a las empresas, entidades y autónomos? 

En el corto plazo la entrada en vigor de los nuevos requisitos de SIF y la factura electrónica les obligará a adaptarse y buscar o garantizar que sus sistemas de facturación cumplan lo establecido en la normativa, lo cual puede suponer un reto inicialmente. 

A largo plazo, los cambios impulsarán la digitación empresarial y estandarización de la información y, a su vez, la estandarización y automatización de los procesos de facturación y contabilización. También ayudarán a evitar errores mecánicos y reducirán el tiempo de gestión en general (con el consiguiente ahorro económico), que podrá destinarse a tareas y proyectos que aporten más valor añadido a su actividad. 

Desde BNFIX entendemos este nuevo escenario no sólo como un cumplimiento legal, sino como una oportunidad para que empresas, entidades y autónomos se preparen para ser más eficientes y competitivos. Por todo ello, no duden en contactar con nuestros profesionales para ampliar información sobre el tema. 

Marco normativo	Marco normativo
Ley antifraude – (Ley 11/2021)  Reglamento Verifactu – (RD 1007/2023)  Orden Ministerial (pendiente de publicación)	Ley Crea y Crece – (Ley 18/2022)  Reglamento – (RD pendiente publicación)  Orden Ministerial – (pendiente de publicación)
Objetivo de la normativa	Objetivo de la normativa
Implantar medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal a través de sistemas informáticos certificados y la prohibición de los softwares de doble uso.  Esta normativa tiene un propósito FISCAL	Facilitar la creación de empresas, disminuir obstáculos al desarrollo de actividades económicas, impulsar el crecimiento de las PYMES, optimizar el acceso a la financiación y luchar contra la morosidad.  Esta normativa tiene un propósito MERCANTIL-ECONÓMICO.
Ámbito Subjetivo – ¿A quién afecta?	Ámbito Subjetivo – ¿A quién afecta?
Fabricantes de software y a los usuarios de dichos programas (empresarios y profesionales)  NO afecta a empresas o profesionales que estén en el SII	A todos los empresarios y profesionales
Ámbito Objetivo – ¿A qué afecta?	Ámbito Objetivo – ¿A qué afecta?
Todas las facturas emitidas B2B o B2C	Obligación de emitir factura electrónica de todas las operaciones B2B.  NO obligación de operaciones intracomunitarias B2B o B2C
Plazos	Plazos
1 de julio 2025 para todos empresarios y profesionales con sistemas informáticos de facturación.	Obligación de emisión de factura electrónica  Facturación > 8M € à 1 año desde publicación Reglamento  Facturación < 8M € à 2 años desde publicación Reglamento  Oblación informar estado de la factura  Facturación > 6M € à 3 años desde publicación Reglamento  Facturación < 6M € à 4 años desde publicación Reglamento
¿Hay sanciones?	¿Hay sanciones?
Para los usuarios de programas no homologados se impondrá una sanción grave de 50.000 € por ejercicio.	De momento se desconoce.
¿Cómo afecta esto a las Empresas en el C/P?	¿Cómo afecta esto a las Empresas en el C/P?
Necesidad de que su SW de facturación esté homologado y certificado. Imposibilidad de llevanza de facturación con programas no certificados.	Necesidad de tener un programa que emita facturas electrónicas estandarizadas.
¿Cómo afecta esto a las Empresas en el L/P?	¿Cómo afecta esto a las Empresas en el L/P?
Impulso digitalizador de las PYMES, simplificación del cumplimiento de obligaciones fiscales (Verifactu), estandarización e interoperabilidad de los registros de facturación. Reducción de errores humanos, tiempo de gestión, contabilización y cobro de las facturas. Mayor disponibilidad de tiempo y capital para tareas y proyectos que aporten valor añadido.